Öt egyszerű lépésben a kifizetetlen számlák beszedése

Amikor saját vállalkozást működtetsz, előbb vagy utóbb olyan helyzettel találkozol, amikor az ügyfeled nem fizet időben. Ekkor sok kérdés merülhet fel a fejedben. Milyen lépéseket kell tenned, hogy megkapd a pénzed? Szükséges lesz ügyvéd segítsége? Vagy van valami, amit te magad is megtehetsz? Ne aggódj. A következő cikkben válaszolunk ezekre a kérdésekre. Olvass a kifizetetlen számlák behajtásáról 5 egyszerű lépésben.

Kifizetetlen számlák behajtása – tartalomjegyzék:

1. Ellenőrizd a számlád adatait
2. Küldj egy barátságos emlékeztetőt
3. Küldj egy kifizetési kérelmet
4. Küldj egy végső kifizetési kérelmet
5. Jogi úton lépj kapcsolatba

Ellenőrizd a számlád adatait

Mielőtt bármilyen lépést tennél a kifizetetlen számlák behajtására, győződj meg róla, hogy nem követtél el hibákat. Csak emberek vagyunk, és mindenki hibázik. Ezért ellenőrizd, hogy helyesen állítottad-e ki a számlát. Egy elírás a bankszámlaszámban elriaszthatja az ügyfeledet, annak ellenére, hogy őszintén szeretne fizetni.

Ez nem az egyetlen dolog, amit ellenőrizned kell. Fontos, hogy megbizonyosodj arról, hogy a számla a megrendelésnek megfelelően lett kiállítva. Ha a számlán szereplő összeg magasabb, mint a szerződésben, nem csoda, hogy az ügyfeled nem hajlandó kifizetni. Ilyen esetben ki kell állítanod egy jóváíró számlát.

Hasonló helyzet áll elő, amikor az ügyfeled nem fogadja el a elvégzett munkát. Ebben az esetben ki kell javítanod a hibákat. Ellenőrizd azt is, hogy a megfelelő ügyféladatokat tüntetted-e fel a számlán, és hogy azt a megfelelő címre küldted-e. Figyelj a számla dátumára és a fizetési módra. Ha biztos vagy benne, hogy a számlán megadott információk teljesek és helyesek, léphetsz a következő lépésre.

Küldj egy barátságos emlékeztetőt

A kifizetés hiánya csupán egy sajnálatos figyelmetlenség és egy egyszerű félreértés lehet. Ez bárkivel megtörténhet. Ezért az első kifizetési emlékeztetőnek barátságosnak kell lennie. Nem kell azonnal a nagyágyúkat hívni. Tartsd fenn a jó kapcsolatokat a megbízottaddal.

Mit kell tartalmaznia egy ilyen emlékeztetőnek? Tiszta és tényszerű információkat kell megadnod benne. Tedd világossá a tényeket udvarias, de határozott módon. Írd le, hogy milyen munkát végeztél el, vagy milyen árukat adtál el az ügyfelednek. Csatolhatsz egy másolatot a számláról is, mivel az ügyfeled esetleg elveszítette azt. Jelezd, mikor járt le a fizetési határidő, de ne állíts be új határidőt még. Ezenkívül feltüntetheted a kifizetendő összeget is. Várj néhány napot az ügyfeled reakciójára, majd küldd el a következő emlékeztetőt.

Hogyan küldj ilyen információt? A legjobb, ha e-mailben küldöd, mivel ez a leggyorsabb és leghatékonyabb módja az ügyfeleiddel való kapcsolattartásnak. Kérd meg az ügyfeledet, hogy kedvesen erősítse meg az e-mail megérkezését. Ez később hasznos lehet. Mi van, ha az ügyfeled nem erősíti meg az üzeneted megérkezését? Felhívhatod őt, és közvetlenül megkérdezheted. Ha ez nem működik, lépj a következő lépésre.

Küldj egy kifizetési kérelmet

A kifizetési kérelemnek tartalmaznia kell a tényeket, mivel később bizonyítékként szolgálhat a bíróságon. Ezért még a kisebb pontatlanságok is ellened dolgozhatnak. Győződj meg róla, hogy pontosan készíted el. Egy ilyen dokumentumnak nyugodt hangnemben kell íródnia, különösen, ha az ügyfeled először nem fizette ki a számlát. Légy udvarias és közvetlen, de ne reagálj túl, hogy ne veszítsd el az ügyfeledet.

Mivel ez egy hivatalos dokumentum, a kifizetési kérelmet ajánlott levélben kell küldeni. A visszaigazolás is használható. Ebben a szakaszban nem szükséges jogi szolgáltatásokhoz folyamodnod. Bár egy ügyvéd által küldött levél nagyobb hatással lehet az ügyfeledre, a jogi szolgáltatások meglehetősen költségesek. Ezért először próbáld meg saját magad megírni a kifizetési kérelmet.

Küldj egy végső kifizetési kérelmet

Ez az utolsó lépés, mielőtt rákényszerítenéd a kérdést. A végső kérésednek világosan meg kell határoznia és kommunikálnia kell az elvárásaidat. Bár nincs elérhető minta levél, a végső kifizetési kérelemnek minden tényt és adatot be kell mutatnia a kifizetetlen számlával kapcsolatban.

Ne felejtsd el feltüntetni az összes szükséges részletet, például a számla számát, a kifizetendő összeget és a határidőt. Egy jól megírt kifizetési kérelem megmutatja az ügyfelednek, hogy komolyan veszed a kérdést, és világos jelzés lesz számára, hogy hamarosan jogi lépéseket tehetsz.

Be kell vallani, hogy a jogi ügyek költségesek és időigényesek lehetnek. Ezért a dokumentum, amelyet küldeni készülsz, az utolsó peren kívüli módszer az ügy megoldására. Adj meg egy ésszerű határidőt a kifizetésre. Általában a standard kifizetési határidő 14 nap.

Csatolhatsz olyan dokumentumokat is, amelyek megerősítik az ügyfél tartozását. Ez lehet például egy áruátvételi elismervény vagy egy szerződés, amelyet az ügyfeleddel írtál alá. Ne feledd, hogy az e-mailben küldött szerződés éppen olyan jogilag kötelező érvényű, mint a papíralapú változata.

Végül hozzáadhatsz egy megjegyzést, hogy ha a kifizetés nem történik meg a fent említett időn belül, akkor bíróságra viszed az ügyet, ami további költségeket von maga után az ügyfeled számára.

A ingyenes számlázó alkalmazásunkkal emlékeztetőket állíthatsz be a közelgő kifizetésekről, és egyetlen kattintással ellenőrizheted a kifizetendő összeget és a határidőket.

Jogi úton lépj kapcsolatba

Ha az ügyfeled továbbra is elkerüli a kifizetést, akkor az egyetlen lehetőséged jogi lépéseket tenni. Ebben a szakaszban a legjobb, ha ügyvéd segítségét veszed igénybe, különösen, ha a kifizetendő összeg nagy összeg. Még a kisebb hibák is a procedurális levélben miatt a bíróság elutasíthatja ezt a pert.

De mi van, ha a számla összege kicsi? A jogi képviselet költsége aránytalan lehet a tartozáshoz képest. Ilyen esetben igénybe veheted az egyszerűsített eljárást, amely olcsóbb és nem igényli ügyvéd bevonását.

Most olvastad a kifizetetlen számlák behajtásáról. Nézd meg a többi cikkünket: 5 gyakori számlázási hiba

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten.