Hogyan feleljünk meg a GDPR-nak az online toborzási folyamatunkban?

A hagyományos toborzáshoz hasonlóan a távoli toborzás is a munkavállalók személyes adatainak feldolgozását jelenti. A személyes adatok védelmét az Európai Unióban és a világ legtöbb országában törvény szabályozza. A személyes adatok helytelen gyűjtése, feldolgozása és tárolása jogi következményekkel jár. Hogyan lehet megfelelni a GDPR-nak az online toborzási folyamatban?

Hogyan lehet megfelelni a GDPR-nak? – tartalomjegyzék:

1. Toborzási célok és feladatok
2. Online toborzás
3. GDPR szabályok
4. Hogyan lehet megfelelni a GDPR-nak?
5. Összefoglalás

Toborzási célok és feladatok

A távoli toborzás egyre népszerűbbé válik, mivel hatékony kommunikációt biztosít a szervezet és a munkavállalók között. Ez egy költséghatékony és időtakarékos megoldás is. Az online álláshirdetések gyakran frissíthetők, és a jelöltek köre hatalmas.

A toborzás a Humán Erőforrás Menedzsment része. A kifejezés önmagában szűk és tág értelemben is értelmezhető. Egyrészt a toborzás a munkavállalók felkutatásának, tájékoztatásának és vonzásának teljes folyamataként értelmezhető. Másrészt gyakran a jövőbeli kiválasztásra való azonosítás módszereként hivatkoznak rá.

A toborzási folyamat fő célja olyan jelöltek kiválasztása, akik megfelelnek a cég követelményeinek, ami egyenértékű azzal, hogy a szervezet számára megfelelő számú képzett munkavállalót biztosít. Pontosabban, a célja, hogy motiválja az embereket, hogy jelentkezzenek a szervezetben elérhető pozíciókra, majd pedig létrehozzon egy jelöltek listáját, amely a kiválasztás tárgyát képezi.

Online toborzás

A globális digitalizációt és a COVID-19 járványt figyelembe véve a távoli toborzás még elterjedtebbé vált. Ezért gyakran találkozhatunk olyan álláshirdetésekkel a népszerű állásportálokon, amelyeket a “távoli toborzás” záradékkal tettek közzé. Az online jelentkezés mellett a folyamat többi részét távoli eszközök és telefon segítségével kezelik.

Ha egy adott jelentkezés felkelti a toborzó figyelmét, felhívja a jelöltet, és telefonon vagy számítógépen megbeszél egy állásinterjút. Videóinterjú esetén a jelölt egy meghívó e-mailt kap, amely tartalmazza a toborzó által használt azonnali üzenetküldő linkjét. Csak annyit kell tennie, hogy aktiválja a linket, és csatlakozik a megbeszéléshez a megadott időpontban. A legnépszerűbb azonnali üzenetküldő alkalmazások közé tartozik: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams és Signal.

Az online toborzás szakaszai

A toborzási folyamat több szakaszból áll, például:

1. szakasz – Álláshirdetés közzététele, e-jelentkezések gyűjtése és előszűrés. A további eljárásokra kiválasztott jelentkezések után a toborzók felhívják a munkavállalókat, és állásinterjúkat szerveznek. Az első találkozón ellenőrzik az alapvető információkat, pl. értékelik a jelölt idegen nyelvi tudását. A végső időpontot e-mailben erősítik meg.

2. szakasz – Online állásinterjú. Ezen a ponton a toborzók ellenőrzik a jelölt készségeit és elkötelezettségét, valamint eldöntik, hogy továbbképzésre alkalmasnak találják-e őket a toborzási folyamat további szakaszaiban.

3. szakasz – További ellenőrzés. A jelöltek teszteket és feladatokat oldanak meg. A toborzók pedig ezen a szakaszon hozzák meg a végső döntésüket.

4. szakasz – Online beilleszkedés. Miután döntöttek a sikeres jelöltről és felajánlották neki az állást, a toborzók felvehetik a jelöltet és befejezhetik a beilleszkedési folyamatot.

GDPR szabályok

A Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) az EU adatvédelmi törvénye, amely 2018. május 25-től közvetlenül alkalmazandó, és felváltja az 1995-ös Adatvédelmi Irányelvet. A személyes adatok egy meglehetősen széles kifejezés, amely egy adott személy azonosításához kapcsolódik. Az adatvédelem főként a következőket fedi le:

• név és vezetéknév
• nemzeti azonosító szám
• lakcím
• e-mail
• bank neve és számlaszám
• emberek fényképei
• információk a fizikai vagy mentális egészségről
• számítógép IP címe
• vallás
• faj
• etnikai hovatartozás
• szexuális irányultság

A globális szinten aktuális probléma az adatok gyűjtésével, a magánélet elvesztésével és a személyes biztonság fenyegetésével kapcsolatos kérdések. E tekintetben a GDPR a legszigorúbb szabályozás, amely az EU joghatóságának pillére. Hasonló irányelvek vannak érvényben más országokban is, például Brazíliában, Ausztráliában, Japánban, Thaiföldön és az Egyesült Államok egyes államaiban.

Hogyan lehet megfelelni a GDPR-nak az online toborzás során?

Amikor a toborzási folyamat elkezdődik, a munkáltató személyes adatkezelővé válik, és olyan adatokat szerezhet be, mint:

• név és vezetéknév
• születési dátum
• iskolai végzettség
• képzettség
• munkatapasztalat
• kapcsolattartási adatok.

A szervezeteknek meg kell felelniük az adott ország adatvédelmi törvényeinek, amikor a fent említett információkat gyűjtik és dolgozzák fel. A munkára jelentkező jelöltnek kötelessége, hogy hozzájárulást csatoljon a személyes adatainak toborzási célú feldolgozásához. A munkáltató kötelessége, hogy a toborzási folyamat végén eltávolítsa a jelölt személyesen azonosító információit.

Meg kell jegyezni, hogy az állásportálok nem játszanak adminisztratív szerepet, és nem dolgoznak fel személyes adatokat. Funkciójuk a megbízó ajánlatainak bemutatására és a jelentkezések gyűjtésére szolgáló eszközök biztosítására korlátozódik.

Fontos információk a GDPR megfelelésről

• A munkáltató által a toborzási folyamat során megszerezhető információk köre zárt, és tartalmazza a már említett adatokat. A munkáltató nem jogosult információt kérni például a családi állapotról, etnikai hovatartozásról vagy szexuális irányultságról.
• A toborzási folyamat célja, amely a munkavállalók megszerzése, a gyűjtött adatoknak csak ezt a célt kell szolgálniuk. Az adatokat más helyzetekben nem lehet felhasználni. Elfogadhatatlan az adatok szabad kihasználása és más entitások számára való rendelkezésre bocsátása.
• A jelöltek adatainak feldolgozása a hozzájárulásukon kell, hogy alapuljon.
• A toborzási folyamat során a munkáltatónak értesítenie kell a jelölteket a cég nevéről és székhelyéről, az adatgyűjtés céljáról, és az információkhoz való hozzáférés jogáról.
• A toborzási folyamat minden szakaszában a munkavállalóknak joguk van ellenőrizni, hogyan dolgozzák fel az adataikat.
• A toborzási folyamat végén a munkáltató köteles törölni az összes gyűjtött adatot, és az adatkezelőnek megfelelő módon kell biztosítania azokat.

Hogyan lehet megfelelni a GDPR-nak – összefoglalás

Hogyan lehet megfelelni a GDPR-nak az online toborzási folyamatban? Először is, ismerkedjen meg az adott ország személyes adatvédelmi törvényeivel. A legtöbb esetben a jelöltek személyesen azonosító információi különösen védettek. Ezért kulcsfontosságú kérdés, hogy ezeket csak toborzási célokra gyűjtsék és dolgozzák fel. A toborzóknak emellett nem szabad olyan információkat beszerezniük, amelyek a jelölt faji, származási és családi állapotára vonatkoznak.

Továbbá, ellentmondásos kérdés az, hogy a jelöltekről szóló adatokat a közösségi médiában ellenőrizzék, és a munkatörténetüket a háttér-ellenőrzés részeként vizsgálják. A GDPR szerint az ilyen gyakorlatok elfogadhatatlanok. Azonban mivel ezek az információk a nagyközönség számára elérhetők, nehéz őket etikátlanoknak tekinteni.

Összefoglalva, a GDPR megfelelés kérdése a toborzási folyamatban széles téma. A megfelelő felkészülés és a jogi szabályozások ismerete nagymértékben megkönnyíti az új munkavállalók megszerzésének eljárását.

Most már tudja, hogyan lehet megfelelni a GDPR-nak a távoli toborzási folyamatában. Olvassa el más forrásainkat: 5 tipp, hogyan készülhet fel egy online állásinterjúra.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív közösségünkhöz a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on.