Valóban szükséges egy projektmenedzsment eszköz a szervezetében?

Funkcionál egy projektmenedzsment eszköz bármilyen szervezet számára? Határozottan igen. Nagy szervezetek esetében az ilyen szoftverek használata jelentősen felgyorsítja az összes folyamatot, megkönnyíti az információcserét és folyamatos ellenőrzést biztosít a végrehajtott feladatok felett. Másrészt a kis léptékű projekteket végző kis csapatok számos hasznos eszközhöz juthatnak a rendszerben – nemcsak projektmenedzsment, hanem CRM és HR terén is – amelyek javítják a cég működésének különböző területeit.

Projektmenedzsment eszköz – tartalomjegyzék:

1. Projektmenedzsment szoftver – mikor érdemes bevezetni?
2. A feladatok végrehajtásának ellenőrzésének hiánya
3. Megfelelő kommunikáció hiánya a csapattagok között
4. Projektcsúszások
5. A költségvetés ellenőrzésének hiánya
6. Összegzés
7. Ismerje meg mindent egyben projektmenedzsment rendszerünket

Projektmenedzsment szoftver – mikor érdemes bevezetni?

A projekt során gyakran merülnek fel problémák külső és belső helyzetek miatt egyaránt. Míg a külső tényezők általában a kontrollunkon kívül esnek, a belső tényezők kiküszöbölhetők – feltéve, hogy megértjük, hogy ezek állandó és nem csupán egyszeri problémák. Az alábbiakban a leggyakoribb 4 olyan helyzet példáját mutatjuk be, amelyek negatív következményekkel járhatnak az egész projekt számára – amelyekre a megfelelő eszköz bevezetése megoldást jelenthet.

A feladatok végrehajtásának ellenőrzésének hiánya

Nem emlékszik, mikor kellene a beosztottjának befejeznie a rábízott feladatot? Elvesztette a jegyzetfüzetet, amelyben a projekt aktuális szakaszára osztotta ki a feladatokat? Nem tudja, mit csinálnak éppen az alkalmazottai? Ha bármilyen módon úgy érzi, hogy nem tudja fenntartani a kontrollt a projekten, mindenképpen érdemes egy projektmenedzsment eszköz bevezetésére fogadnia.

Az összes feladat hozzáadása a felelős személyekkel, prioritásaik és határidejük beállítása, állapotváltozások (pl. teendő – folyamatban – kész) – ezek csak néhány olyan funkció, amelyek lehetővé teszik a felügyelet hiányának problémájának kiküszöbölését. A folyamatos nyomon követés végül is a legjobb módja a várt előnyök elérésének.

Megfelelő kommunikáció hiánya a csapattagok között

Észrevette, hogy a többi csapattag nem tudja, mit csinál éppen a kollégája? Míg úgy tűnhet, hogy mindenkinek csak a saját feladataiért kellene felelnie, ez téves gondolkodás, amely a források hatékonytalan felhasználásához – és következésképpen hibákhoz – vezet. Csapatban dolgozni egy közös projekten azt jelenti, hogy az egyének függnek egymástól, így a megfelelő kommunikáció szükséges. Mivel az összes információ a rendszerben van, és mindenki hozzáférhet, bármikor ellenőrizheti mások munkájának állapotát, és megtervezheti saját tevékenységeit.

Továbbá, egy projektmenedzsment eszköz lehetővé teszi, hogy segítséget ajánljon (miután befejezte a feladatait) annak a személynek, aki a legvalószínűbb, hogy nem tudja tartani a határidőt. Az összes dokumentum egy helyen történő tárolásának lehetősége szintén segít javítani a különböző csapattagok közötti kommunikációt. A hozzáférés biztosítása mindenki számára egy rendszerben a leghatékonyabb módja a hatékony együttműködésnek.

Projektcsúszások

A csúszások különböző okok miatt, és a megvalósítás bármely szakaszában előfordulhatnak – és a megfelelő szoftver segítsége nélkül az összes folyamat ellenőrzése jelentősen nehézkes lehet. Egy projektmenedzsment eszköz lehetővé teszi, hogy elkerülje azokat a helyzeteket, amelyek a megvalósítás végső eredményét befolyásolják, folyamatos kontrollt biztosítva a szűk keresztmetszetek felett. Amikor minden információ egy rendszerben van, és minden feladat mellett van egy befejezési határidő, a váratlan csúszások lehetősége minimalizálódik.

A költségvetés ellenőrzésének hiánya

A pénzügyek gyakran a projekt legnagyobb fájdalompontja, és a bevételek és kiadások folyamatos ellenőrzésének hiánya katasztrofális következményekhez vezethet, jelentősen rontva a cég pénzügyi helyzetét. Természetesen a projekt során előfordulhat, hogy nem tartjuk be az eredeti feltételezéseket (például a szükséges áruk árának jelentős emelkedése miatt), de ha minden információt egy rendszerben nyomon követünk, korábban észlelhetjük a problémát, és ennek megfelelően reagálhatunk. Ha valaha is problémája volt a költségvetés betartásával, ne kockáztassa meg, hogy megismételje ezt a helyzetet.

Összegzés

Gondolja át, hogy a fent említett helyzetek valaha megjelentek-e az Ön szervezetében, és hogy a gyakoriságuk elég magas volt-e ahhoz, hogy problémát jelentsenek a cég zökkenőmentes működésében. Ha a válasz igen, pontosan tudni fogja, milyen lépést kell tennie ezután. A feladatok könnyebb ütemezése, időpontok egyeztetése, munkatársakkal való kapcsolattartás, ellenőrzés, események nyomon követése a naptárában – ha úgy érzi, hogy szüksége van ilyen funkciókra, ne habozzon tovább, csak válassza ki a legjobb projektmenedzsment eszközt az Ön számára.

Olvassa el ezt is:Legjobb online naptár projektmenedzsmenthez

Ismerje meg mindent egyben projektmenedzsment rendszerünket:

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTokon.