Mi az 5S rendszer? Hogyan változtathatja meg ez a módszer a munkahelyi légkört?

A 5S rendszer lehetővé teszi a rend fenntartását és a munkahelyek szervezését a nagyobb hatékonyság érdekében. Leginkább gyártóüzemekben használják, ahol a munkavállalók sok szerszámot használnak. A módszer nagyon univerzális, és különböző iparágakban és ágazatokban, sőt irodákban és szolgáltatóknál is sikeresen alkalmazható. A 5S lean módszer fő célja a hulladék megelőzése. A hulladék különböző dolgokat jelenthet különböző munkahelyeken, de a hulladékcsökkentés hatása ugyanaz kell, hogy legyen. A 5S rendszer módszere növeli a munkavállalók hatékonyságát és jobb munkateljesítményt hoz. A 5S módszer közvetlen kapcsolatban áll a Lean Managementtel, és a munkahelyi környezet megfelelő szervezésére használt kulcsfontosságú módszerek egyikeként tekintenek rá.

Mi a 5S rendszer? – tartalomjegyzék:

1. Mit jelent az 5S rövidítés?
2. Rendezés
3. Rendbe rakás
4. Tisztítás
5. Standardizálás
6. Fenntartás
7. A 5S rendszer előnyei

Mit jelent az 5S rövidítés?

A 5S rendszert Japánban évtizedek óta használják, de az 1980-as évek elején vált népszerűvé. Takashi Osada terjesztette el. A rendszer neve az öt tevékenységből származik, amelyek hatékony munkahelyet hoznak létre, ha egymás után hajtják végre őket. A rendszer kezdeti nevét japánul alkották meg, majd később angolra fordították. Az alábbi elemekből áll:

• Seiri – rendezés
• Seiton – rendbe rakás
• Seiso – tisztítás
• Seiketsu – standardizálás
• Shitsuke – fenntartás

Nagyon fontos, hogy a rendszer minden lépését meghatározott sorrendben hajtsuk végre. Minden szakasz közvetlenül kapcsolódik a következőhöz, és egy bizonyos típusú folyamatot alkotnak. A kiválasztás során a teret előkészítjük a szerszámok rendbe rakásához, eltávolítjuk az összes szükségtelen szerszámot. A következő lépés a tisztítás – a kiválasztott munkaterület takarítása. Az összes három lépés után következik a folyamatok standardizálása, hogy mindenki lássa, hogyan kell végrehajtani az összes lépést. A következő lépés, a fenntartás azt jelenti, hogy az egész eljárásnak megismételhetőnek kell lennie.

Rendezés

Az első szakasz a szükségtelen elemek eltávolítása a munkaállomásról. A kiválasztás fő tényezője az objektum hasznossága. Bizonyos esetekben ezen a szakaszon további helyet kell létrehozni a nem besorolt, de hasznosnak tűnő szerszámok ideiglenes tárolására. Az ilyen szerszámokat külön címkével kell ellátni, és egy bizonyos ideig meg kell tartani. Ha a megadott idő után ezek az objektumok nem kerülnek felhasználásra, el kell távolítani őket a munkaterületről. Csak hasznos, szükséges szerszámokat kell megtartani a munkahelyen.

Mi a teendő a haszontalannak minősített szerszámokkal?

Néhány olyan szerszámot, amelyet a kiválasztás során haszontalannak minősítenek, el kell távolítani a munkahelyről, de nem kell kidobni. Néhány objektumot más helyen kell tárolni, bár a megfelelő hely azonosítása nehéz lehet. A legjobb módja ennek a problémának a 5 piros címke módszer. Egy címkét kell rögzíteni az objektumhoz, amely tartalmazza az információt arról, hogy hol találták az objektumot. Minden piros címkével ellátott objektumot egy előre meghatározott helyen kell tárolni, amely várakozó területként szolgál.

Mi a teendő a várakozó területen maradt objektumokkal?

A népszerű megközelítés előírja, hogy a piros címkével ellátott objektumot 30 napig a várakozó területen kell hagyni. Ilyen idő elteltével, ha az objektumot nem használják, feltételezhetjük, hogy nincs szükség rá ezen a munkahelyen, és eldobható. Ekkor figyelembe kell venni, hogy lehet-e szükség az objektumra a jövőben; ha a válasz igen, az objektumot tárolni kell. Ellenkező esetben el kell adni, újrahasznosítani vagy kidobni. A nem lényeges objektumokat nem szabad “csak úgy” megtartani, mert ez káoszhoz vezet.

Mi a rendezés előnye?

A rendezés fő előnye a szükségtelen objektumok túlzott felhalmozódásával kapcsolatos problémák megszüntetése a munkahelyen. A problémák látszólag nem lényegesek, de ez a fő oka az idő- és erőforráshulladéknak a vállalatokban. A munkahelyen tartott túlzott mennyiségű szerszám megnehezíti a szükséges szerszámok megtalálását, meghosszabbítja a feladathoz szükséges időt, és növeli a költségeket a cég számára.

Rendbe rakás

Ez a lépés arról szól, hogy megtaláljuk a megfelelő helyet minden objektumnak, amely a munkaterületen maradt. A legfontosabb, hogy minden szerszámot olyan mennyiségben tegyünk elérhetővé, amennyi egy adott időben szükséges. Minden szükséges elemnek könnyen elérhetőnek kell lennie. Az objektumok helyét jól, láthatóan kell megjelölni. Ennek köszönhetően még az a személy is, aki általában nem dolgozik ezen a munkahelyen, könnyen tudja tisztítani a teret. A világosságnak kell lennie a fő szabálynak a szerszámok helyének megszervezésében.

A teljes világosság elérése érdekében különböző típusú vizuális jelöléseket használnak. Ezek a jelölések lehetővé teszik az objektum tárolási helyének gyors azonosítását. A cég típusától függően ezek lehetnek címkék, mezők, színek vagy szimbólumok. Minél egyszerűbb a rendszer, annál jobb. A gyártóüzemekben gyakran használnak árnyalat táblázatokat. Ez a módszer megköveteli, hogy a szerszámok látható nyomait készítsük el egy külön táblázaton. Ennek a módszernek köszönhetően a dolgok visszahelyezése nem tart sokáig, és reflexszerűen elvégezhető.

Mi a rendbe rakás előnye?

A tárgyak rendbe rakása segít a hulladék gyors megszüntetésében a cégben. Számos hulladékfajta létezik, például:

• Felesleges mozgások, amelyek a szerszámok keresése során szükségesek
• Az egészség és biztonság hiánya a munkahelyi káosz miatt
• Hibák és tévedések

Tisztítás

A tér szükségtelen elemek eltávolítása és a megfelelő helyek megtalálása után elérkezik az idő a tér tisztítására. A harmadik lépésben célunk, hogy standardot állítsunk fel az új munkaterület tisztítására. Ezen a szakaszon szükséges meghatározni a tisztítási területet a megadott munkaterülethez. A munkaterület tisztítása a megadott pozícióban dolgozó alkalmazott mindennapi feladataivá válik. Mostantól a munkaterület tisztítását közvetlenül ez az alkalmazott végzi.

A tisztítási szakasz lehetővé teszi, hogy ellenőrizzük minden korábbi lépést megfelelően hajtottak-e végre. Az 5S megközelítésben a tisztítás a tisztaság fenntartását jelenti, nem pedig a nulláról való takarítást. A tisztasággal kapcsolatos problémákat meg kell vizsgálni, hogy felmérjük, mi lehet az oka – az alkalmazott vagy a 5S megközelítés rossz végrehajtása.

Miért kell minden alkalmazottnak személyesen tisztítania a munkahelyét?

A tisztítási terület minden alkalmazottnak való kijelölése mélyebb jelentéssel bír. A munkahely mindennapi tisztítása lehetővé teszi, hogy jobban megismerjük azt. Takarítás közben felfedezhetjük a berendezésekkel és szerszámokkal kapcsolatos problémákat. Ez reményt ad a gyorsabb javításra.

Az alkalmazottak ösztönzése érdekében, hogy gondoskodjanak munkahelyükről, új szerszámokat adhatunk nekik. Az új dolgok iránt jobban gondoskodunk, ráadásul ez a lépés segít a helyi tulajdon érzésének kialakításában.

Standardizálás

A standardizálás összekapcsolja a 5S módszer összes lépését egy állandó folyamattá. A standardizálási lépés során az egész tevékenységet részletesen le kell írni, és bizonyos szabványokhoz kell igazítani. Ezen a lépésen világos és átlátható utasításokat kell létrehozni, amelyek segítenek a feladatok részletes végrehajtásában. Az utasításnak tartalmaznia kell minden alkalmazott feladatkörét is. A jól megírt utasításoknak köszönhetően az alkalmazottaknak képesnek kell lenniük átvenni a munkahelyet és elindulni.

Fenntartás

A lépések végigjárása sok elégedettséget ad az alkalmazottaknak. A hatások világosan és gyorsan láthatók, mivel a hely tiszta és rendezett. Önfegyelem nélkül néhány rossz szokás újra megjelenhet. Ez az elem különösen fontos, mert az új, jó szokások kialakítása időt igényel. Ekkor különösen fontos, hogy tudatosítsuk az alkalmazottakban, hogy a 5S rendszer nem egy egyszeri akció, hanem egy olyan módszer, amely csak folyamatként értelmezhető.

Eszközök az önfegyelem támogatására

A folyamat utolsó szakasza a legnehezebben elérhető, mivel a vállalat szervezeti kultúrájának megváltoztatását írja elő. Minden alkalmazottnak is változnia kell. Különösen fontos, hogy támogató eszközöket használjunk a fegyelem növelésére és megerősítésére. A leggyakrabban használt eszköz a munkahely auditálása. A rendszeresen elvégzett audit lehetővé teszi az anomáliák és problémák gyors felfedezését. Minden anomáliát gyorsan el lehet távolítani.

Az önfegyelem támogatására más módszereket is használnak:

• A munkaállomások vizuális ábrázolása, amelyek bemutatják a teret a 5S rendszer bevezetése előtt és után
• Más osztályok látogatása a összehasonlítás érdekében
• A vezetői személyzet által nyújtott támogatás
• A termelékenység értékelése, az eredménytábla

A 5S rendszer egy folyamat, ezért az utolsó lépés után újra az elsőhöz kell visszatérnünk. Emlékeznünk kell arra, hogy a szabályok és előírások, ha egyszer megállapították őket, idővel változhatnak. A folyamatos fejlődés és a folyamatos javítás a Lean Management alapja.

A 5S rendszer előnyei

Biztosan minden cég különböző előnyöket fog kapni a 5S rendszer bevezetéséből. Hasonlóképpen, a 5S rendszer bevezetésének okai minden szervezetnél eltérőek. De néhány előny mindenhol ugyanaz, és ezek a következők:

• Jobb munkahelyi szervezés
• Jobb időkihasználás az alkalmazottak által
• A biztonsági szabványok növelése
• Az alkalmazottak jobb azonosítása a cégen belül
• A termékek (szolgáltatások) minőségének növelése
• A hulladék csökkentése
• Az alkalmazottak kreativitásának növelése

Összegzés

A 5S egy olyan eszköz, amely számos előnyt hoz nemcsak a cég, hanem az alkalmazott számára is. Ez a módszer lehetővé teszi a munka stabilitásának növelését és a munkahelyi légkör megváltoztatását. Az alkalmazottak a feladataikra összpontosíthatnak, ahelyett, hogy a szervezési problémák miatt aggódnának, amelyek akadályozzák erőfeszítéseiket. A 5S rendszer nagyszerű lehetőségként tekinthető a cég számára, hogy javítsa a folyamatokat anélkül, hogy sok erőforrást használna fel. A legfontosabb az összes alkalmazott motivációja és elkötelezettsége.

Tekintse meg a legjobb időgazdálkodási tippjeinket.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon a mi aktív közösségünkhöz a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten.