Hogyan készítsünk olyan tervezési összefoglalót, amely javítja az ügyfélkommunikációt?

Amikor a kreatív folyamatról van szó, kevés olyan akadály van, mint a félreértés. Amikor egy tervező és egy ügyfél félreérti egymást, a projektek meghiúsulnak, pénz megy kárba, és mindenki önbizalma csorbul. Továbbá, az ügyfél ideje gyakran elvész olyan találkozókon, ahol a tervezési paramétereket vitatják meg és finomítják; ez szélsőséges esetekben könnyen napokat vagy akár heteket is igénybe vehet. Tehát hogyan lehet olyan tervezési tájékoztatót készíteni, amely valóban javítja az ügyfélkommunikációt?

Hogyan készítsünk tervezési tájékoztatót – tartalomjegyzék:

• Mi az a tervezési tájékoztató?
• Miért készítsünk tervezési tájékoztatót?
• Hogyan készítsünk tervezési tájékoztatót?

Amikor valakitől szívességet kérsz, pontosan elmondod, mire van szükséged tőle. Soha nem kérnéd meg a munkatársadat, hogy adjon át olyan információt, amit ő sem értett meg teljesen, valakinek, aki szintén zavarban van.

Tehát miért próbálnak annyi tervező kommunikálni az ügyfelekkel, miközben maguk is hiányosak a világos kommunikációban? Lehetetlen világosan megmagyarázni az igényeidet anélkül, hogy először felfedeznéd és megértenéd azokat az igényeket – de hogyan határozhatod meg, hogy mit akar az ügyfél, ha ő maga sem biztos benne?

A kulcs talán egy olyan tervezési tájékoztató kidolgozása, amelyet az ügyfelek és a tervezők közösen tölthetnek ki a tervezési szerződés megkezdése előtt.

Mi az a tervezési tájékoztató?

A tervezési tájékoztató célja, hogy összegyűjtse azokat az igényeket, amelyek tájékoztatják és irányítják a kreatív folyamatot, miközben az ügyfél (ügyfél/felhasználó) kezeli. Ez a szerződésed része az ügyfeleddel. Minél jobb a tervezési tájékoztató, annál jobb lesz az eredmény (tervezési megoldás).

A tervezési tájékoztató kérdőív, interjú vagy ezek kombinációja formájában is megjelenhet.

A tervezési tájékoztató célja, hogy az ügyfél igényeit olyan módon azonosítsa, hogy kevés meglepetés és kevés értelmezési lehetőség maradjon.

Ideális esetben a tervező és az ügyfél együttműködve dolgozik egy olyan tervezési tájékoztató létrehozásán, amely elég specifikus ahhoz, hogy irányítsa kreatív irányvonalukat, és elég rugalmas ahhoz, hogy alkalmazkodjon a terjedelem változásaihoz.

Miért készítsünk tervezési tájékoztatót?

A tervezési tájékoztató célja nem csupán az, hogy dokumentálja, mit akar az ügyfél, hanem azt is, hogy miért akarja, amit akar. A tájékoztató lehetővé teszi, hogy felfedezd a rejtett igényeket, biztosítsd, hogy a kezdetektől reális elvárások legyenek, és olyan megoldásokat dolgozz ki, amelyek megfelelnek az ügyfél szándékolt használatának.

Jó tervezési tájékoztató csökkentheti a félreértéseket a projekt során (ami időt és pénzt takarít meg), és jobban kommunikálhatja az értékajánlatokat számodra, mint tervező/üzlettulajdonos, és az ügyfeleid számára.

Ennek a folyamatnak a korai befejezése lehetőséget ad a felfedezésre, ha nem volt előzetes tudás arról, hogy mit csinálsz, és megalapozza a hosszú távú kapcsolatot.

Hogyan készítsünk tervezési tájékoztatót?

1. Ismerd meg az ügyfeledet és a potenciális igényeit

Először is pontosan tudnod kell, ki lesz a közönséged (az ügyfél csapata). Használj fel ezt a tudást és azt, amit már tudsz róluk (munkakörük, a cég, ahol dolgoznak, hogyan jutottak oda), hogy a legjobb tervezési tájékoztatót készítsd, amely csökkenti a bonyolultságot és felgyorsítja az ügyfélkommunikációt.

2. Fejleszd a tájékoztatót a kezdet és a vég figyelembevételével

Következő lépésként készíts egy magyarázatot, amelyet bemutatsz, hogy miért szükséges ez a tájékoztató. A legjobb módja annak, hogy bizonyítsd a tervezési tájékoztató fontosságát, ha leírod a problémájukat és a lehetséges megoldásokat.

Ez redundánsnak tűnhet a tervezési tájékoztató létezése miatt, de fontos biztosítani, hogy mindenki a találkozón megértse, hogy egy megoldás felé dolgozunk.

3. Hozz létre teret a tájékoztatódon a standard elvárások meghatározásához

Az elvárások meghatározása a tervezési folyamat során segít mindkét félnek megnyugtatónak érezni magát, ha változások történnek az út során. Építs be a tervezési tájékoztatódba egy helyet az elvárások meghatározására és megbeszélésére.

Ne felejts el kérdéseket feltenni nekik, és alaposan felfedezni a válaszaikat – ez segít megérteni a rejtett igényeiket, valamint az explicit követelményeket (és azokat a dolgokat, amikről talán még nem is tudják, hogy akarják/szükségük van rájuk).

4. Építsd fel a tájékoztató kérdéseit

A tervezési tájékoztató meghatározásakor vedd figyelembe ezeket a területeket a legjobb kérdések létrehozásához:

Használj fel ezeket a kérdéseket egy kérdéssorozat létrehozásához, amelyet a standard tervezési tájékoztatód felépítéséhez fogsz használni. Ne félj teret adni magadnak, hogy szükség szerint alkalmazkodhass a tájékoztatódhoz bármilyen specifikus igényhez.

5. Szerezz külső perspektívát

Végül konzultálj valakivel a közvetlen csapatodon kívül, hogy további betekintést nyerj abba, amit létrehoztál. Használj ki a gondolataikat a tervezési folyamatról és arról, hogy a tervezési tájékoztatód zavaró, bonyolult vagy nem eléggé kidolgozott lehet.

Legyen az barát, családtag, mentor vagy kolléga, ez a perspektíva értékes lehet az eredeti tervezési tájékoztató befejezésekor.

Fokozd a tervezési folyamatodat és emeld a szintet az ügyfélkommunikációd során innovatív eszközökkel. Míg a tervezési tájékoztatók forradalmasíthatják az ügyfélkommunikációt és az általános tervezési folyamatot, kezdetben kihívást jelenthet a létrehozásuk, végrehajtásuk és követésük. Szerencsére kihasználhatod az innovatív eszközöket a tervezési és ügyfél együttműködési folyamatod fokozására.

Ha digitális eszközt keresel, hogy felgyorsítsd a kommunikációdat az ügyfelekkel a tervezés során, nézd meg a Firmbee-t. A Firmbee rendelkezik egy projektmenedzsment modul-lal, amely lehetővé teszi a tervezők és az ügyfelek számára, hogy madártávlatból lássák a projekteket bármely szakaszban. A Firmbee mögött álló csapat kifejlesztett egy innovatív funkciót, amelyet “vendéglinkek”-nek hívnak – ezek olyan linkek, amelyeket az ügyfeleknek küldenek, és lehetővé teszik számukra, hogy lássák a projektet, annak szakaszait és előrehaladását.

A vendéglinkek segítségével a tervezők és az ügyfelek beavatkozhatnak vagy strukturált visszajelzést adhatnak, ha valami nem a tervek szerint halad.

Van más tippjeid arra, hogyan fokozhatnád az ügyfélkommunikációdat a tervezés során? Vagy talán van néhány ötleted, amit érdemes lenne lefedni egy tervezési tájékoztatóban? Oszd meg őket a megjegyzésekben.

Akarsz kapcsolatban maradni a tartalmunkkal? Csatlakozz a Facebook közösségünkhöz