6 nagyszerű módszer a hiányzó, helytelen vagy hiányos számlák kezelésére

Elveszett, hibás és hiányos számlák minden könyvelő és vállalkozó rémálma. Lehet, hogy a legjobb termékeket árulod vagy nagyszerű szolgáltatásokat nyújtasz, de ha a számláid hibásak, lehet, hogy nem kapod meg a pénzed időben. A hibás számlák kiállítása hosszabbá és bonyolultabbá teszi a kifizetési folyamatot. Nem kapsz kifizetést, ha a számlád elveszett. Hogyan kerülheted el az ilyen problémákat? Hogyan kezeld az elveszett, hibás vagy hiányos számlákat? Olvasd el a cikket, hogy többet megtudj.

Elveszett, hibás, hiányos számlák – tartalomjegyzék:

1. Elveszett számla – következmények
2. Hogyan kerülhetjük el a számlák elvesztését
3. Mi történik, ha az ügyfeled hibás számlát kap?
4. Hogyan kerülhetjük el a hibás számlák kiállítását?
5. Hiányos számla – milyen problémákra számíthatunk?
6. Hogyan kerülhetjük el a hiányos számlák kiállítását?

Elveszett számla – következmények

Mi az elveszett számla? Ez egy olyan dokumentum, amely soha nem jutott el az ügyfélhez. Számos különböző oka lehet egy ilyen helyzetnek. A leggyakoribb okok a következők:

• Hibás címadatok
• Számla küldése a rossz ügyfélnek
• A számla nem került kiállításra
• A levelet elvesztette a posta

A számla elvesztésének következménye a kifizetés hiánya az ügyféltől. Az ügyfél, aki nem kapott dokumentumokat tőled, nem fog fizetni. Nem könnyű kideríteni, hogy a számlád még nem lett kifizetve – az egyetlen módja, hogy folyamatosan gyűjtsd az ügyfeleid megerősítéseit, különben az egyetlen jel, hogy a számla nem lett kifizetve, a számládon lévő kifizetés hiánya. Ilyen helyzetben kénytelen leszel újra elküldeni az elveszett dokumentumot új határidővel a kifizetésre. Ez azt jelenti, hogy hosszú ideig kell várnod a pénzedre.

Hogyan kerülhetjük el a számlák elvesztését

Ha hagyományos levélformát használsz, próbálj meg ajánlott levelet vagy átvételi elismervénnyel ellátott levelet választani. Ez biztosítja, hogy a dokumentumaid eljutottak a címzetthez. Gondosan ellenőrizd az ügyfeled címét, mielőtt elküldenéd a leveled, hogy biztos legyél benne, hogy a számla eljut hozzá. Az elektronikus számlák jobb opciók, ezeket e-mailben küldheted, és a megoldás sokkal gyorsabb, mint a hagyományos posta. Az e-mail rendszerben van egy átvételi lehetőség, amely lehetővé teszi, hogy megerősítést kapj a küldésedről. Ilyen lehetőségekkel gyorsan megtudhatod, hogy a számlád eljutott a megfelelő személyhez.

Hogyan kerülhetjük el a hibákat az e-mail címben? A számlázó szoftver nagyon hasznos ilyen helyzetekben. Csak egyszer kell megadnod az ügyfél helyes adatait, hogy biztos legyél benne, hogy a cím mindig helyes. A számlázó szoftver segít a rendszeres számlák kiállításában, és általában segít a dokumentumaid jobb szervezésében.

Mi történik, ha az ügyfeled hibás számlát kap?

Minden számlának világosan kell jeleznie, mi a tranzakció fő tárgya. A vásárlónak nem szabad kétségei lennie afelől, hogy mire vonatkozik a számla. A tranzakció tárgyának imprecíz meghatározása meghosszabbíthatja a kifizetési folyamatot. Te megértheted az összes kifejezést és fogalmat, amit a dokumentumban használsz, de az ügyfeleid nem biztos, hogy értik őket, különösen, ha hajlamos vagy zsargont vagy imprecíz megfogalmazásokat használni.

A „5-ös számú szolgáltatás” kifejezés csak számodra érthető, de a cég, amely tucatnyi vagy akár száz terméket rendel, hatalmas problémát fog tapasztalni a számlán szereplő termék vagy szolgáltatás azonosításával. Az ilyen megfogalmazás sok kétséget okozhat – itt még az sem világos, hogy az 5-ös szám az eladót vagy a vásárlót jelöli. Nincs információ a szolgáltatás tárgyáról sem.

Hasonlóképpen, a „áruk a 5-ös számú rendelés szerint” kifejezés sem világos. Nem tudunk sokat az árukról, azok számáról, típusáról, szállításáról vagy áráról. Az ilyen számla a vásárló cégének osztályai között fog keringeni, és nem fogsz kifizetést kapni, amíg az összes probléma meg nem oldódik.

Néhány hiba előfordulhat a kifizetési szakaszra vonatkozó megfogalmazásokkal kapcsolatban. Ne használd a következő kifejezéseket: átvétel után, a hónap végén, az utolsó munkanapon – ez hibákhoz vezethet. Az ügyfeled saját módján értheti ezeket a kifejezéseket. Az imprecíz információ a kifizetési határidőről késedelmet okozhat a kifizetésben – nem fogod megkapni a pénzedet, amikor várnád.

Hogyan kerülhetjük el a hibás számlák kiállítását?

Az egyetlen megoldás a pontos, helyes megfogalmazás. Azok a számlák, amelyeket könnyű megérteni, gyorsabbá teszik a kifizetési folyamatokat. A számládon használd ugyanazt a megfogalmazást, ami az ügyfél rendelésein szerepel. Hasonlóképpen, ha van megállapodásod az ügyféllel, használd a megállapodásban szereplő megfogalmazást. Ennek köszönhetően az ügyfelednek nem kell kétszer is gondolkodnia a számlán szereplő tételeken.

Mi van, ha nincs rendelésed és megállapodásod? Próbálj meg EAN (Európai Cikk Szám) számot vagy GTIN (Globális Kereskedelmi Cikk Szám) számot használni – ezek a számok egyértelműen azonosítják az eladott tételeket. Mi a helyzet a szolgáltatásokkal – írd le őket pontosan, add meg a teljesítés dátumát.

Ha részleges számlákat állítasz ki, adj meg további információkat. Ez segít az ügyfelednek ellenőrizni a számla helyességét. Lehet ez egy részletes lista a végrehajtott feladatok köréről. Egy jó gyakorlat, ha a szerződés néhány rendelkezését is belefoglalod. Minél átláthatóbb és érthetőbb a dokumentum, annál gyorsabban jut el a kifizetési osztályhoz.

A kifizetési határidő megadása pontos napot ad meg, amikor a számlád esedékessé válik. Tájékoztass a korai kifizetésekre vonatkozó kedvezményekről, ha használsz ilyet. Tájékoztass a késedelmes kifizetések díjáról. Az ügyfeleidnek előre tudniuk kell, mire számíthatnak – ez segít nekik a kifizetési ütemezésük kezelésében. Az ilyen gondos számlakezelés sok előnyt hoz az ügyfeleidnek és neked is – a számlák egyeztetése sokkal könnyebb lesz.

Hiányos számla – milyen problémákra számíthatunk?

Egy hiányos számla lelassítja a számlázási folyamatot, mert az adatok kiegészítése időt igényel. A hiányos számlák általában a kifizetési sor végére kerülnek. Nagyon valószínűtlen, hogy egy hiányos számlát az ügyfél kifizet. A hiányzó információkat meg kell találni és magyarázni. Valakinek foglalkoznia kell ezzel a problémával. Az ügyfelek nem szeretik pazarolni értékes idejüket az ilyen problémák kezelésére. Általában, ha a számlád egyszer hiányos, az nem probléma, de a gyakori hibák arra ösztönözhetik az ügyfeledet, hogy megszüntesse a veled való együttműködést. A hiányos számlák rossz fényt vetnek a menedzsmented állapotára. Az ilyen értékű és fontosságú dokumentumokban lévő hibák kétségeket és kérdéseket indukálnak az ügyfelekben. Ha nem tudsz rendet tartani a számlákban, akkor máshol sincs rend a cégedben.

Hogyan kerülhetjük el a hiányos számlák kiállítását?

Azelőtt, hogy elküldenéd a számládat, ellenőrizd újra az összes fontos adatot. Figyelj különösen a kifizetés dátumára és módjára. A hiányos adatok a megadott napon a kifizetés hiányához vezetnek. Jobb elkerülni az ilyen kellemetlen eseményeket. Használj kész sablonokat a számláid kiállításához. Egy jó értékű sablonnak tartalmaznia kell az összes szükséges elemet, amelyet a törvény előír. Hasznos, ha számlázó szoftvert használsz, amelyet szakemberek készítettek. Az ilyen sablonokkal a számláidnak rendezettnek, tisztának és teljesnek kell lenniük. A számlázási folyamatnak jól szervezettnek kell lennie, és a számláidnak hibátlannak és pontosnak kell lenniük.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a nyüzsgő méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en.