Hatékony módszerek egy NGO működtetésére

NGO alapítása csak az első lépés a hosszú úton a siker felé. A működtetése különböző területeken való erőfeszítést igényel – a csapattagok megfelelő irányításától, a társadalom javát szolgáló projektek megszervezésén át a napi működéshez szükséges források előteremtéséig. Íme, egy áttekintés arról, hogy mi szükséges egy NGO hatékony működtetéséhez.

Hatékony módszerek egy NGO működtetésére – tartalomjegyzék:

1. A tevékenység megfelelően meghatározott célja
2. Részletes cselekvési terv
3. A marketing folyamatos szem előtt tartása
4. A permanens csapat gondozása
5. Támogatás a napi munkában – információs rendszerek
6. Hatékony módszerek egy NGO működtetésére – összefoglalás

A tevékenység megfelelően meghatározott célja

Biztosan tudod, hogy mi a célod és kinek dolgozik az NGO-d – ez a két elem megkönnyíti számodra a fő célod meghatározását. Azonban ne felejtsd el, hogy elérhetőnek kell lennie (úgynevezett SMART koncepció szerint: Specifikus, Mérhető, Elérhető, Releváns, Időhöz kötött). Csak így tudsz hatékonyan működtetni egy NGO-t, és elégedett leszel a munkád eredményeivel. Ehhez érdemes kutatást végezni a helyi közösség körében, amelynek segítségével meghatározhatod a gyakorlati szükségleteit, amelyeket szeretnél elérni a munkáddal. Sokkal könnyebb változást elérni, ha először egy kis lépést teszel, és csak később teszel más, nagyobb léptékű lépéseket.

Részletes cselekvési terv

Megfelelően kidolgozott cselekvési stratégia nélkül nem tudod elérni a kitűzött céljaidat – sem személyesen, sem az NGO számára. Az ezzel kapcsolatos tudatosság megkönnyíti bármilyen lépés megtételét: hirdetés, adománygyűjtés vagy toborzás. A legjobb módja ennek az, ha működési célokat (a konkrét feladatok és tevékenységek teljesítményére vonatkozóan), taktikai célokat (a szervezet egy részének működésére vonatkozóan) együtt stratégiai célokkal (hosszú távú célok, több mint egy év távlatában meghatározva) állítasz fel – ahogyan az üzleti vállalkozások esetében is.

A marketing folyamatos szem előtt tartása

Az NGO hatékony működtetése nem lehetséges különböző marketing tevékenységek vállalása nélkül, amelyek segítenek növelni az NGO ismertségét a közösség körében. A weboldaltól a helyi hirdetésekig, a rendszeres közösségi média posztolásig, ezek az elemek elengedhetetlenek a szervezet márkájának elismerésének kiépítéséhez. Sőt, segítenek az adománygyűjtésben, a cselekvésre hajlandó önkéntesek toborzásában vagy egy olyan probléma tudatosításában, amellyel az NGO foglalkozik. A weboldal a legjobb módja a kapcsolatépítésnek is, amelynek köszönhetően értékes partnerségeket alakíthatsz ki vagy forrást szerezhetsz. Egyébként – a más szervezetekkel való kapcsolataid révén – tanulhatsz mások kudarcából, valamint profitálhatsz mások eredményeiből.

A permanens csapat gondozása

Lehet, hogy nagy vágyat érzel, hogy egy konkrét közérdekű célért cselekedj, de a támogató csapatod nélkül nem fogsz sikerülni. Egy elkötelezett csoport összegyűjtése, amely osztozik a szándékodban, hogy önkénteskedjen, a legnagyobb kihívást jelenti, és a siker döntő tényezőjévé válik. Azonban a munkád nem ér véget itt – arról is gondoskodnod kell, hogy az egyes csapattagok motiváltak legyenek a közösségért végzett munkára, ami sok erőfeszítést igényel tőled. Végül is könnyebb valakit meghívni, hogy dolgozzon veled, mint biztosítani, hogy hosszú távon is szeretne maradni a szervezetnél.

Ebben a tekintetben egyensúlyba kell hoznod a heti időbeosztásodat, hogy ápolhasd a magánéletedet, hobbijaidat, családodat stb. Így sikeres leszel anélkül, hogy kockáztatnád, hogy az entuziazmusod egy év vagy két év után alábbhagy (különösen, mivel a kezdeti időszak általában rendkívül kimerítő).

Támogatás a napi munkában – információs rendszerek

Az NGO napi működése kétségtelenül különböző szoftverek és IT rendszerek által fog zajlani, amelyeket ingyenesen kínálnak az NGO-knak. A legnépszerűbb ingyenes eszközök közé tartozik a Google szolgáltatásainak csomagja (Google for Non Profit Organizations, G4NP), amely a Microsoft Office-t helyettesíti (hatékony kommunikáció és menedzsment céljából), a Canva Pro (grafikai tervezéshez) vagy a Firmbee (projektmenedzsmenthez). A Firmbee számos funkcióval lát el, amelyek megkönnyítik az NGO projektek szervezését. Íme néhány kulcsfontosságú funkció listája:

• Feladatkezelés kanban táblákkal
• Adatbázis létrehozása és önkéntesek toborzása (beleértve a Slack integrációt)
• Feladatok hozzárendelése a csapattagokhoz és státuszuk nyomon követése
• Feladatok priorizálása
• Idő nyomon követése a feladatokon
• Az emberek emlékeztetése a feladat határidejére
• Költségvetés ellenőrzése
• Nyilvántartás vezetése
• Jelentés generálása
• Különböző szintű jogosultságok biztosítása (a csapatban betöltött szerep függvényében)

Sőt, a Firmbee segítségével biztosíthatod a szervezeted tevékenységeinek átláthatóságát azáltal, hogy vendéghozzáférést biztosítasz a donor információkhoz. Mindezeket a funkciókat ingyenesen kapod – csak annyit kell tenned, hogy regisztrálsz a gyártó weboldalán, majd e-mailben írsz a [email protected] címre, jelezve, hogy szeretnéd alkalmazni a Firmbee képességeit az NGO-dnál.

Hatékony módszerek egy NGO működtetésére – összefoglalás

Mi a következtetése a fenti megfontolásoknak? A legfontosabb dolog, amit meg kell jegyezni, hogy sok szempontból egy NGO irányítása hasonlít egy hagyományos üzlet irányításához – bár természetesen az NGO-k, ellentétben a magánszektor vállalkozásaival, nem profitért működnek. Mégis, a jó gyakorlatok átvétele az üzleti szektorból az alapja annak, hogy NGO-nk a megfelelő irányba fejlődjön. Megfogadnád ezt a tanácsot, és alkalmaznád az üzletedben?

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en.