Hogyan kezdjünk el dolgozni egy virtuális asszisztenssel? Hasznos tippek

Minden vállalkozó, aki szeretné fejleszteni a vállalkozását az idő múlásával, eljut egy szakaszba, amikor támogatásra van szüksége. Azonban nem azonnal, mivel a feladatok száma nem elég nagy ahhoz, hogy szerződéses munkavállalót alkalmazzanak. Ilyen esetekben az ideális megoldás a virtuális asszisztens szolgáltatásainak igénybevétele. Ma a virtuális asszisztensekre, azok szerepére az üzletben, készségeikre és a megtalálásuk módjaira fogunk összpontosítani. Ha még soha nem dolgozott egy virtuális asszisztenssel, ez a cikk biztosan segít Önnek az ideális távoli munkavállaló kiválasztásában.

Virtuális asszisztens – tartalomjegyzék:

1. Ki az a virtuális asszisztens?
2. Mit csinál egy virtuális asszisztens?
3. Hogyan találhat virtuális asszisztenst?
4. Hogyan ellenőrizheti egy virtuális asszisztens készségeit?
5. Mi a legjobb módja a virtuális asszisztenssel való együttműködésnek?
6. Összefoglalás

Ki az a virtuális asszisztens?

A virtuális asszisztens egy távoli munkavállaló, aki a világ bármely pontjáról, számítógép és Internet segítségével végzi el a rábízott feladatokat. Ő egy olyan személy, aki helyettesíti a hagyományos irodai munkavállalót. Ez a személy foglalkozhat a vállalat működésével szorosan összefüggő ügyekkel a háttérben, például számlák kiállításával, kapcsolatfelvétellel a nagykereskedőkkel, vagy a weboldal karbantartásával, de nem csak ezekkel. A virtuális asszisztensek által kínált szolgáltatások katalógusa folyamatosan bővül, és ez a szakma egyre népszerűbbé válik.

Mit csinál egy virtuális asszisztens?

A virtuális asszisztensek kompetenciáinak széles spektruma, és ennek következtében a kínált szolgáltatások katalógusa rendkívül változatos. Mégis, mindegyiküknek van egy specializációja, amelyben a legjobban érzik magukat. Néha ez nagyon átfogó, és a feladatok teljes katalógusára vonatkozik, vagy néha egy adott készségre vonatkozik. Ezért amikor virtuális asszisztenst keres, az alapvető lépés a feladatok pontos meghatározása, amelyeket el szeretne végezni.

Sok virtuális asszisztens egyszerű irodai munkával kezdi, de idővel további képzéseket vállalnak, és bővítik kompetenciáikat. Végül az ügyfél egy olyan munkavállalót kap, aki egy egész sor feladatot végez el. Kényelmesebb, ha egy személy felelős az egész projektért. Mind a következetesség, mind a hatások ellenőrzése szempontjából.

A könnyebb tájékozódás érdekében alább található egy lista a virtuális asszisztensek által elvégezhető mintafeladatokról:

Tipikus adminisztratív feladatok

Ezek olyan feladatok, amelyeket egy hagyományos irodai asszisztens is végez. Ide tartozhat a naptár kezelése, időpontok egyeztetése vagy az e-mailek kezelése. Az adminisztratív ügyekkel foglalkozó virtuális asszisztensek felelősek lehetnek a számlák kiállításáért vagy megrendelések leadásáért a gyártóknál. Egy ilyen asszisztens előkészíti Önnek a dokumentumok sablonjait, vagy elvégzi az elsődleges munkavállalói toborzást. Egy szóval – támogatni fogja Önt minden adminisztratív és irodai ügyben, amely a vállalkozása működésével kapcsolatos.

Online üzleti támogatás

Ez a kategória sok mindent magában foglalhat. Egy virtuális asszisztens, aki technikai kérdésekre specializálódott, felelős lehet egy új online tanfolyamhoz tartozó landoló oldal létrehozásáért vagy egy online bolt beállításáért. Néhány asszisztens specifikus programokban, például videószerkesztésben vagy videóvágásban specializálódik.

Promóciós és marketing tevékenységek

Ez a katalógus magában foglalja az összes olyan tevékenységet, amely a márka fejlesztésére irányul. Ide tartozik a promóciós anyagok, azaz tartalom, grafika vagy videó készítése, de a közösségi média vagy a weboldal átfogó támogatása is. A virtuális asszisztens specializálódhat hirdetési kampányok létrehozására egy adott platformon vagy tartalom készítésére is.

Természetesen a fenti lista nem teljes, és nem tartalmazza az összes feladatot, amelyet egy asszisztensnek delegálhat. Ez a bontás sem jelenti azt, hogy egy személy nem tudja egyszerre kezelni a közösségi médiát és ellenőrizni az e-maileket. Gyakran előfordul, hogy egy virtuális asszisztens több osztály munkavállalóit is helyettesíti. Ez a rugalmasság az egyik legnagyobb előnye ennek a szakmának, és az oka annak, hogy egyre több vállalkozó dolgozik virtuális asszisztenssel.

Bár a virtuális asszisztens kizárólag távoli munkával kapcsolatos, ez nem mindig van így. Egyes esetekben a megbízók olyan személyt keresnek, aki a helyszíni feladatokban is segíthet, például az iroda látogatásában vagy dokumentumok postázásában.

Hogyan találhat virtuális asszisztenst?

Ez a szakma egyre népszerűbbé válik, de még mindig nem sok vállalkozó tud a távoli együttműködés lehetőségéről. Még ha hallottak is róla, fogalmuk sincs, hol és hogyan találhatják meg őket. Számos módja van az együttműködés megkezdésének.

Weboldalak

Sok virtuális asszisztens rendelkezik digitális névjegykártyával weboldalak formájában. Ezeken bemutatják portfóliójukat, készségeiket és az ügyfelektől kapott visszajelzéseket. Azonban érdemes megjegyezni, hogy a legjobban rangsorolt oldalak mindig az első keresési eredmények között jelennek meg.

Közösségi média

Mivel ez egy távoli munka, a toborzás is távolról történik. Az egyik leghatékonyabb módszer, ha csatlakozik egy Facebook csoporthoz. Csak annyit kell tennie, hogy közzétesz egy bejegyzést egy álláshirdetéssel és a feladatok leírásával, és válaszként biztosan kap néhány érdekes ajánlatot. Az ilyen csoportok virtuális asszisztenseket gyűjtenek, így biztos lehet benne, hogy az ajánlata közvetlenül a kompetens emberekhez jut el. Hirdetést is feladhat egy olyan üzleti csoportban, amely a vállalkozása profiljához kapcsolódik. Ennek köszönhetően jobb eséllyel talál olyan személyt, akinek tapasztalata vagy érdeklődése van az iparágával kapcsolatban.

Virtuális asszisztens ügynökségek

Néhány ügynökség virtuális asszisztensekkel dolgozik. Ennek a megoldásnak vannak előnyei és hátrányai. A legnagyobb előny, hogy a felelős személy gondoskodik a legjobb munkavállaló kiválasztásáról. Csak annyira van szüksége, hogy összeállítson egy listát azokról a konkrét feladatokról, amelyeket ki szeretne szervezni. Az ügynökség felelőse pontosan tudja, kivel dolgozik, és ki érdemes egy adott típusú feladatot elvégezni. Ezenkívül minden asszisztens átesett egy toborzási folyamaton, így bizonyítaniuk kellett készségeiket.

Ezekben az esetekben szerződést köt egy ügynökséggel, nem pedig egy konkrét asszisztenssel, ami bizonyos helyzetekben szintén előny. Először is, az Ön felelőssége nem a munka ellenőrzése lesz. Ami Önnek számít, az az eredmény, a többit az ügynökség intézi. A legnagyobb hátrány azonban az ár, amely magasabb, mint a közvetlen együttműködés esetén. Mégis, ha a költségvetés nem probléma az Ön számára, érdemes belevágni.

Szabadúszó weboldalak

A különböző típusú szakemberek keresésének egyre népszerűbb formája hirdetések feladása olyan oldalakon, amelyek szabadúszókat összegyűjtenek, mint például Upwork. Csak adjon fel egy ajánlatot, és írja le a konkrét pozíciót, és egy idő után rengeteg választ fog kapni a világ minden tájáról.

A ajánlások szintén jó módja a virtuális támogatás megtalálásának. Jó ötlet megkérdezni barátait, akik hasonló iparágakban dolgoznak vagy saját vállalkozást vezetnek, hogy használták-e ezt a megoldást. A virtuális asszisztensek gyakran több vállalkozóval dolgoznak egyszerre, és a ajánlás alapján történő felvétel az egyik legjobb módja a tökéletes munkavállaló megtalálásának.

Hogyan ellenőrizheti egy virtuális asszisztens készségeit?

Az egyik jól ismert kezdeti készségellenőrzési forma egy toborzási kérdőív elkészítése. Ez egy jó módszer a legjobb jelöltek kiválasztására már a kezdeti szakaszban, és egyúttal sokkal jobb módszer a jelölt megismerésére.

A megfelelően kiválasztott kérdések sokkal többet fognak elárulni, mint egy önéletrajz vagy kísérőlevél. Egy érdekes kiegészítés a toborzási kérdőívhez lehetnek a helyzetalapú kérdések, amelyekben leírhatja azokat a mintaszituációkat, amelyekben a cég találta magát, kérve a probléma megoldását. Az ilyen válaszok lehetővé teszik, hogy felmérjük, vajon egy személy hasonló mintákban gondolkodik-e, és milyen értékek vezérlik. Néha a kérdőívhez egy rövid toborzási feladat is társul, amely grafika elkészítéséből egy adott programban vagy egy rövid szöveg írásából áll.

A készségek alapvető ellenőrzésén kívül az ilyen felméréseknek van egy másik előnye is. Kicsit hajlandóságot és elkötelezettséget igényel a válaszadás, így nagyobb bizalommal lehet abban, hogy az ajánlatot küldő személy érdeklődik a munkavégzés iránt, és biztos a készségeiben.

Az Önnek elküldött ajánlatok kezdeti elemzése után ki kell választania néhány legjobb jelöltet. Egy videóinterjú online lebonyolítása mindegyikükkel segít a végső választásban. Számos platform áll rendelkezésre erre a célra, mint például a Google Meet vagy a Zoom.

Mi a legjobb módja a virtuális asszisztenssel való együttműködésnek?

Egy válasz van erre: ez attól függ.

Ami a szerződés típusát illeti, leggyakrabban B2B, mivel a virtuális asszisztensek saját vállalkozást vezetnek, vagy üzleti inkubátorokkal vagy más típusú cégekkel dolgoznak, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy számlázzanak a munkájukért. Egyes esetekben azonban a vállalkozók inkább egy standard polgári jogi szerződést írnak alá. Érdemes emlékezni a további dokumentumokra is, amelyeket alá kell írni, ha az együttműködés ezt megköveteli, például titoktartási megállapodásra.

A virtuális asszisztenssel való együttműködés lehet hosszú távú, vagy lehet egy konkrét feladat elvégzése, pl. kutatás elvégzése egy adott megbízásra vagy termékek bemutatása egy weboldalon.

Ami a számlázást illeti, a helyzet már nem olyan egyszerű. Számos lehetőség áll rendelkezésre. Néhány virtuális asszisztens óradíjas csomagokat kínál, amelyeket a vállalkozó megvásárolhat. A csomag tartalmazhat 10 vagy akár 40 órányi munkát. A legtöbb esetben 30 napig érvényes, és a vállalkozónak a hónap elején kell eldöntenie a csomag méretét.

Ez a módszer a legjobban akkor működik, ha a virtuális asszisztenssel való együttműködés terjedelme nagy, de rendszertelen, pl. a vállalkozónak szüksége van támogatásra az ügyfélszolgálatban, de a közösség olyan kicsi, hogy ez csak napi egy órás feladat, és a virtuális asszisztens feladatai közé tartozik a közösségi média posztok készítése is. Ennek köszönhetően szabadon oszthatja be az idejét a különböző feladatok között, és az ügyfél csak a ténylegesen ledolgozott órákért fizet.

Ha az együttműködés egy konkrét feladatra épül, akkor a létrehozott munka után történő elszámolás lehet a jobb forma. Az együttműködés elején megállapodnak a végső összegben, pl. egy reklám katalógus elkészítése vagy egy ebook összeállítása esetén. Ebben az esetben nem számít, hogy az asszisztens mennyi időt tölt el a feladat elkészítésével. Ami számít, az az eredmény – a kész termék.

Összefoglalás

A virtuális asszisztenssel való munka lehetőséget ad arra, hogy munkavállalót találjon anélkül, hogy hosszú távú elköteleződést vállalna. Ez nagyszerű a növekvő vállalkozások számára, vagy olyan cégeknek, amelyek csak szezonálisan igényelnek támogatást. A pénzügyi szempont is hatalmas előny. A vállalkozó csak akkor visel költségeket, amikor szüksége van rájuk. Csak a tényleges munkáért fizet, nem az irodában ülésért vagy a kávészünetért.

A virtuális asszisztencia előnyei közé tartozik a széleskörűség. Egyrészt a vállalkozó kérheti a támogatást olyan egyszerű dolgokban, amelyek minden nap sok időt vesznek el tőle, és teret nyerhet a kreatív munkához és fejlődéshez. Másrészt számíthat segítségre olyan kérdésekben, amelyek meghaladják a kompetenciáját, például programok technikai támogatásában. Végül is, egy vállalkozás tulajdonosának nem kell mindent tudnia.

Ez minden, amit tudnia kell a virtuális asszisztenssel való munkáról. Olvassa el ezt is: 11 ok, amiért érdemes virtuális asszisztenst alkalmazni a vállalkozásában

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív közösségünkhöz a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten.