Hogyan lehet javítani a számlázási folyamatot? 8 nagyszerű ötlet a jobb számlázásért

Tudja, hogyan lehetne javítani a számlázási folyamatot? Muszáj, hogy ennyire időigényes és fárasztó legyen? A számlázási folyamat nehéznek tűnik, különösen, ha korábban nem volt kapcsolata a témával. Azonban kiderül, hogy az egész folyamatot nagymértékben megkönnyíthetik azok az eszközök, amelyek lehetővé teszik a számlák önálló kiállítását. Ilyen eszközöknek köszönhetően több időt nyer, és ami még fontosabb, felgyorsítja a pénzügyi folyamatokat. Hogyan javíthatja a számlázási folyamatot? Ha szeretné megtudni, olvassa el a cikket, és használja az általunk kidolgozott ellenőrzőlistát.

Hogyan javíthatja a számlázási folyamatot? – tartalomjegyzék:

1. Állítsa be saját feltételeit
2. Gyűjtse össze az összes információt
3. Állítson ki számlát a munka befejezése után
4. Használjon kész sablonokat
5. Javítson ki esetleges hibákat
6. Automatizálja a számlázási folyamatot
7. Figyeljen a fizetési határidőkre
8. Használjon alkalmazást a számlázási folyamat optimalizálására

Állítsa be saját feltételeit

Lehet, hogy meglepi, de még egy kis erőfeszítés is a klienseknek küldött ajánlatok lépésénél jelentősen megkönnyítheti a számlázási folyamatot. Hogyan lehetséges ez? A pénzügyi kérdések világos és átlátható bemutatása már az elején segít elkerülni a későbbi felesleges félreértéseket. A kliensnek pontosan tudnia kell, hogy mennyit és mikor kell fizetnie az ajánlatának elfogadásakor.

Döntse el, hogy az elszámolásait az eltöltött órák alapján, vagy az egész projekt alapján végzi, és határozza meg a fizetési határidőt. Ha kedvezményeket ad a korai kifizetésekért, akkor erről tájékoztatnia kell a klienseket az elején. Figyelmeztesse klienseit a késedelmes kifizetések kamatlábaira. Tudassa velük, mikor van a számlák kiállításának napja. Minél több információ áll rendelkezésre a kifizetésekről az együttműködés elején, annál kevesebb kétsége lesz a kliensnek a kifizetés során.

Ne feledje, hogy minden megállapodás írásos formáját meg kell őrizni. Bármilyen írásos forma, akár egy e-mail vagy egy üzenet egy azonnali üzenetküldőből, elegendő. Mi van, ha elfelejtette világosan megfogalmazni a feltételeit – csak tegye meg a számla kiállítása előtt. Így elkerülheti a felesleges kérdéseket a számla elküldése után. Minden félreértés tisztázása időt vesz igénybe, ami azt jelenti, hogy a kifizetést csak azután kaphatja meg, hogy megbeszélte az összes érintett kérdést.

Gyűjtse össze az összes információt

A számla kiállítása előtt ellenőrizze, hogy rendelkezik-e minden szükséges információval ehhez a folyamathoz. Vannak információk, amelyeket minden számlán fel kell tüntetni. Egyetlen tétel sem hiányozhat. Szüksége lesz:

• A kliens neve és vezetékneve (a cég neve opcionális)
• A kliens címe (mind fizikai, mind e-mail)
• A kliens telefonszáma (nem lényeges, de megkönnyíti a kapcsolatot)
• A kliens adószáma
• A választott fizetési mód
• A számla kiállításának dátuma
• A számla összege
• A számlán szereplő tétel leírása
• Más fontos információ a kliens számára

Ha már összegyűjtötte ezeket az információkat, a számlázási folyamatnak nem kell sok időt igénybe vennie. Miért előnyös az összes információt a számlázási folyamat előtt összegyűjteni? Ha minden információ kéznél van, nem kell keresgélnie a számlázás során, ami azt jelenti, hogy folyamatosan tud haladni.

Állítson ki számlát a munka befejezése után

Közvetlenül a munka befejezése után még emlékszik az összes részletre a megbízásról. Pontosan tudja, mi szerepelt a megrendelésekben vagy a megállapodásban. Ez lehetővé teszi, hogy pontos leírást készítsen a számlán. Még ha nagyon jó memóriája is van, nem jó ötlet a számlázási folyamatot későbbre halasztani.

A számlázásnak gyorsnak kell lennie, különben a kliens azt hiheti, hogy nem feltétlenül vár gyors kifizetést. Ezenkívül a számlázás késlekedése megnehezítheti az egész folyamatot a dokumentumok felhalmozódása miatt – egész napot el kell töltenie a feldolgozásukkal.

A dokumentumok folyamatos feldolgozása nemcsak a munkaterhelés egyenletes elosztását teszi lehetővé, hanem csökkenti a számlák elfelejtésének kockázatát. Az elektronikus számlák sok szempontból felülmúlják a papíralapúakat – bármikor kiállíthatja őket, akár hétvégén is, és azonnal elküldheti őket a megbízó elektronikus levelezésére. A papíralapú számlákat ki kell nyomtatni és hagyományos postai úton kell elküldeni munkanapokon.

Használjon kész sablonokat

Néhány folyamat ismétlődő. A számlák feldolgozása is egy ilyen folyamat. A számlák formáját a törvény határozza meg, ezért a számlán szereplő legtöbb elem változatlan marad. Ahelyett, hogy a számlái elemeivel foglalkozna, használjon kész sablonokat.

Minden kész számlasablonnak tartalmaznia kell a szükséges részletek helyét – semmi sem hiányozhat. Csak töltse ki a hiányzó helyeket, és a számlája kész. A folyamat ezen szakaszában különösen hasznos lesz az adatbázisa a szükséges részletekkel. Általában a sablon a tevékenysége jellege szerint módosítható. Számos sablon közül választhat. Néhány nagyon hagyományos és hivatalos, mások érdekes dizájnt mutatnak, vagy formájuk a világosságra összpontosít. A sablon saját igényeihez való igazításához hozzáadhatja a cége logóját, vagy használhatja a márkájához kapcsolódó színeket.

Javítson ki esetleges hibákat

A sablonok használata lehetővé teszi, hogy elkerülje a legtöbb lehetséges hibát. A sablonok általában tartalmazzák a számla minden szükséges elemét. Mégis, hibák bármikor előfordulhatnak. A dokumentum elküldése előtt alaposan ellenőrizze, és ne felejtse el összehasonlítani a számláját a megrendeléssel vagy a megállapodással. Jobb ellenőrizni az összes részletet a számla kliensnek való elküldése előtt, mint javító számlákat készíteni, ami hosszabb várakozást eredményez a kifizetésre.

Automatizálja a számlázási folyamatot

A legtöbb műveletet számítógépes szoftver segítségével lehet elvégezni. A számítógép a számlák feldolgozásában is segíthet. Létrehozhatja saját kliensadatbázisát – csak egyszer kell bevinni az adatokat a rendszerbe, hogy később újra és újra felhasználhassa őket. A jó számlázó szoftver segít elkerülni a hibákat a számlázási folyamat során.

A számlázási folyamat automatizálása különösen hasznos a rendszeres számlák esetében. Miért? Ugyanazok a kliensadatok, az összeg és a leírás, csak a kifizetések dátumát vagy gyakoriságát kell beállítania, és a program elvégzi a többit. Az elektronikus számlák esetében még könnyebb – a szoftver kiállíthatja és elküldheti a számlát a kliensnek. Ez hatalmas előrelépés a számlák feldolgozásában.

Figyeljen a fizetési határidőkre

A számlázási folyamat nemcsak a számla kiállítását és a kliensnek való elküldését foglalja magában, hanem a kifizetés időben történő teljesítésének biztosítását. Ez az utolsó lépés az egész számlázási folyamatban, de mégsem a legkevésbé fontos. Nagyon előnyös folyamatosan figyelemmel kísérni az összes kifizetési határidőt.

Néha a kifizetési határidő után még mindig nincs pénz a számláján. Küldhet egy kedves emlékeztetőt a kliensnek – a tapintat és a udvariasság itt nagyon fontos. A kliensnek joga van az utolsó pillanatban fizetni, és még a kis késlekedés sem lehet oka a szigorú megrovásnak. Jobb jó kapcsolatokat fenntartani a kliensekkel, még akkor is, ha meg kell erősítenie az érdekeit.

Használjon alkalmazást a számlázási folyamat optimalizálására

A számlázási folyamat optimalizálásához használjon számlázó alkalmazást – ez segít lépést tartani az összes fent említett politikával. Az alkalmazás általában olyan funkciókkal rendelkezik, mint a kész sablonok, a kliensadatbázis és egy címzési modul.

A számlázó alkalmazás segít elkerülni a numerikus hibákat a számítások automatizálásának köszönhetően. További funkciók lehetővé teszik a rendszeres számlázást, emlékeztetők küldését és a kifizetési státuszok nyomon követését, sőt a követeléseket is küldhet a tartozóknak.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en.