2 perces szabály a termelékenységed növelésére

A feladatok listája általában viszonylag egyszerű elvégezhető munkákat tartalmaz, de a több feladat kombinációja néha nehezen leküzdhető akadályokat teremt. Tudod, milyen érzés, amikor túlterheltnek érzed magad, amikor még egy tipikus feladat, mint például egy e-mail megírása, egy időpont egyeztetése vagy áruk rendelése is meghaladja a képességeidet. Ha problémáid vannak a folyamatosan növekvő feladatlistával, és látod, hogy a halogatás problémává válik, próbáld ki a 2 perces szabályt.

2 perces szabály – tartalomjegyzék:

1. Mi az a 2 perces szabály?
2. Kis projektek kis lépésekre bontása
3. 2 perces szabály a gyakorlatban
4. 2 perces szabály a kommunikációban
5. A 2 perces szabály előnyei
6. 2 perces szabály és szokásépítés
7. Időblokkok
8. Összegzés

Mi az a 2 perces szabály?

A 2 perces szabály egy hatékony időkihasználási módszer, amelyet David Allen Getting Things Done című könyvében írt le. Ez a módszertanának egyik összetevője, de elég egyszerű ahhoz, hogy előzetes felkészülés nélkül is alkalmazható legyen. Az egyszerűség áll a módszer jelensége mögött.

Talán kezdetben a módszer túl egyszerűnek tűnik. A tény az, hogy a látszat ellenére a kis feladatok, nem a hatalmas projektek, elvonhatják a figyelmet és lehetetlenné tehetik a koncentrálást. E szabály bevezetése segíthet abban, hogy gyakorold a dolgok azonnali elvégzését. Ennek köszönhetően a feladatok nem halmozódnak fel a listán, és nem hoznak létre hihetetlen méretű halmokat.

Az azonnal elvégzett egyszerű feladat nem használ fel sok energiát, de növelheti a megelégedettség szintjét, amelyet minden befejezett és kipipált feladat hoz. Ezenkívül felszabadítja az elménket a gondolatok alól, és lehetővé teszi a fontos projektekre való koncentrálást.

Ha elkezded félretenni ezeket a kis, egyszerű feladatokat, és halogatni őket, elérheted azt a pontot, amikor túl sok lesz belőlük, és akár már a megpróbálás előtt is szorongást érezhetsz. A megoldás erre a problémára egyszerű. Minden egyszerű, kis feladatot azonnal végezz el.

Érdemes emlékezni arra, hogy maga a szerző is hangsúlyozza ennek a módszernek a rugalmasságát. A 2 perc nem feltétlenül jelenti azt, hogy a feladatokat időzítővel a kezedben kell mérned. A feladathoz szükséges 2 perc arra emlékeztet, hogy sok egyszerű feladat csak néhány percet vehet igénybe. Nincs különbség, ha 2 vagy 5 percről van szó.

Kis projektek kis lépésekre bontása

A 2 perces szabály sokféleképpen alkalmazható. Sok szó esik a szabály kihasználásáról rövid és egyszerű feladatok, például e-mailek megírása és telefonhívások lebonyolítása során, de a szabály ambiciózusabb projektekre is alkalmazható. Hogyan? Minden hatalmas feladat kisebb lépésekre bontható. Ennek köszönhetően a megterhelő, ijesztő projekt egy konkrét, kézzelfogható és egyszerű feladatok listájává alakul. Az ilyen módosítás segíthet abban, hogy a projektet a túlterheltség érzése nélkül kezdd el.

A 2 perces szabály a gyakorlatban

Nem számít, hogy az irodában vagy otthon töltöd a napodat, a napod egy feladatok listája. Az alábbiakban bemutatunk néhány példát azokra a tevékenységekre, amelyekre a 2 perces szabály alkalmazható. Ezek csak példák, de segíthetnek az everyday feladatok azonosításában.

Néhány feladatot különböző okok miatt halogatnak. Ezeket a tevékenységeket hosszú távon nem lehet elkerülni. Előbb vagy utóbb valakinek el kell végeznie őket. Jobb, ha egyszerre elvégzed őket. Az egyik ilyen feladat az edények mosogatása. És jobb az edényeket az étkezés után azonnal elmosni. Ugyanez vonatkozik a szemét kivitelére, a kutya sétáltatására vagy más egyszerű háztartási munkák elvégzésére. A 2 perces szabály segít időt megtakarítani és felszabadítani az energiát a fontosabb feladatokhoz.

2 perces szabály a kommunikációban

Amikor a munkád során kapsz egy e-mailt, hajlamos vagy azonnal megnyitni és elolvasni. Aztán ez az egyetlen dolog, amit teszel, mert emlékezteted magad a fontos, aktuális feladatra, és úgy döntesz, hogy később válaszolsz. Nincs jobb idő, mint most, ezért ha tudod az e-mail tartalmát, és eltöltötted az idődet az olvasásával – válaszolj azonnal. Ne várj, különösen, ha az üzenet könnyű, és nem igényel nagyobb erőfeszítést.

Ennek köszönhetően biztos lehetsz benne, hogy nem felejted el. Hasonló a helyzet a telefonhívásokkal és az üzenetekkel, amelyeket át kell adnod a kollégáidnak. E szabály bevezetése nagyszerű megoldás azok számára, akik nem szeretnek telefonon beszélni. A halogatás és a procrastináció soha nem segít. Jobb, ha azonnal elvégzed a dolgokat.

A 2 perces szabály előnyei

Sok technika ugyanazt a célt szolgálja – jobb időgazdálkodás. A 2 perces szabály legnagyobb előnye az, hogy nincs benne rendszer. Nem kell felkészülnöd, nem kell semmilyen rendszert vagy alkalmazást birtokolnod. A szabály egyszerű – cselekedj azonnal.

Egy 2 perces feladat nem probléma, de az egész lista kis feladatokból olyan nehézséget teremt, amelyet nehéz leküzdeni. Ezenkívül a nap folyamán a listák egyre hosszabbá válnak az új feladatok, tevékenységek és kötelezettségek miatt. Ez elszívja az energiát és megakadályozza a koncentrálást.

A 2 perces szabály alkalmazása nemcsak csökkenti a stressz szintet, hanem növeli a megelégedettséget is. Még a legegyszerűbb feladat elvégzése is a cselekvés érzését adja, és energiát hoz a következő feladat elvégzéséhez.

2 perces szabály és szokásépítés

A módszer használata nemcsak abban segít, hogy szokást alakíts ki a tevékenységek azonnali elvégzésére, hanem jó módszer lehet új, hatékony szokások bevezetésére is. Vannak pillanatok, amikor valamit szeretnénk tenni magunkért: új nyelvtanfolyamot kezdeni, könyvolvasási rutint bevezetni vagy edzeni kezdeni, de úgy tűnik, hogy nincs elég időnk erre.

A napi 2 perc nem hangzik rosszul, igaz? Talán ez egy jó lépés egy új utazás megkezdésére és egy új szokás kiépítésére. Lehet, hogy idővel meghosszabbítod az új gyakorlatra szánt időt, de a 2 perces szabály itt van, hogy segítsen az elején előrehaladni és leküzdeni a halogatást.

Időblokkok

Egy rövid feladat, amely mindössze 2 percet vesz igénybe, általában könnyen elvégezhető. Sok időt vehet igénybe, ha sok van belőlük. Mi van, ha van egy hatalmas, fontos projekt, amelyet időben be kell fejezni, és különös figyelmet igényel? Nem minden tevékenységed bontható kisebb részekre vagy lépésekre.

Néhány kötelezettség mély koncentrációt és figyelmet igényel. Ha ilyen projekttel foglalkozol, próbáld meg blokkolni az idődet. Az időblokkolás lehetővé teszi, hogy egy feladatra összpontosíts az előírt időtartam alatt. Ne állj meg a munkával, amíg a feladatot be nem fejezted. A folyamatban lévő ismétlődő szünetek csökkentik a koncentrálási képességet, és hatékonyabbá teszik a munkádat.

Összegzés

A 2 perces szabály hasznos, amikor olyan tevékenységeken dolgozol, amelyek sok koncentrációt és figyelmet igényelnek. Ahelyett, hogy megpróbálnád mindent egyszerre elvégezni, a szabály arra ösztönzi az embereket, hogy bontsák le kisebb részekre, ami segíthet nekik több mindent elvégezni kevesebb idő alatt. Ez a szabály bármilyen feladatra vagy tevékenységre alkalmazható, amelyet el kell végezned.

Például, ha sok e-mailt kell írnod, jobb, ha a kevesebb időt és erőfeszítést igénylő e-mailekkel kezded. Így nem fáradsz el, és nem halogatsz később a nehezebb feladatokkal. A 2 perces szabály egy produktivitási trükk, amely biztosítja, hogy ne pazarold az idődet olyan feladatokra, amelyeket nem kell elvégezned. Ez egy önkontroll eszköz.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en.